Compliance & Governance
Responsabile della protezione dei dati in outsourcing ai sensi degli artt. 37–39 del GDPR: un presidio indipendente e continuativo che informa il vertice, sorveglia la conformità e dialoga con Garante e interessati, senza gravare sull’organizzazione interna.
Cosa facciamo
Verifichiamo se la nomina è obbligatoria (art. 37) o opportuna, predisponiamo l’atto di designazione con compiti e garanzie di indipendenza e curiamo per conto del titolare la comunicazione dei dati di contatto al Garante (art. 37, par. 7).
Forniamo pareri scritti su nuovi trattamenti, progetti, contratti con fornitori e quesiti delle funzioni aziendali, indicando rischi, basi giuridiche e misure adeguate (art. 39, par. 1, lett. a).
Programmiamo verifiche periodiche su registro, informative, nomine, misure di sicurezza e tempi di conservazione; documentiamo gli esiti e seguiamo le azioni correttive con i responsabili di area.
Interveniamo nelle DPIA (art. 35) con un parere motivato su necessità, metodologia e misure di mitigazione, e ne sorvegliamo lo svolgimento come previsto dall’art. 39, par. 1, lett. c.
Siamo il punto di contatto per gli interessati e affianchiamo il titolare nella valutazione delle violazioni, nella notifica al Garante quando ne ricorrono i presupposti (art. 33, ove possibile entro 72 ore) e nella risposta alle richieste di esercizio dei diritti.
Cooperiamo con l’autorità di controllo in caso di richieste, reclami o ispezioni e presentiamo al vertice una relazione annuale sull’attività svolta, sui rischi rilevati e sulle priorità per l’anno successivo.
Il Regolamento (UE) 2016/679 dedica al responsabile della protezione dei dati (RPD, o DPO nella dizione inglese) tre articoli. L’art. 37 stabilisce quando la designazione è obbligatoria. Tre i casi: autorità e organismi pubblici; monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala come attività principale; trattamento su larga scala, sempre come attività principale, di categorie particolari di dati (art. 9) o di dati relativi a condanne penali e reati (art. 10). L’art. 38 ne definisce la posizione: coinvolgimento tempestivo in tutte le questioni che riguardano i dati personali, risorse adeguate, nessuna istruzione sull’esecuzione dei compiti, divieto di rimozione o penalizzazione per il loro adempimento, riferimento diretto al vertice gerarchico, vincolo di riservatezza e assenza di conflitto di interessi. L’art. 39 ne elenca i compiti: informare e consigliare, sorvegliare l’osservanza del Regolamento, fornire un parere sulle valutazioni d’impatto, cooperare con l’autorità di controllo e fungere da punto di contatto.
I dati di contatto del DPO devono essere pubblicati e comunicati al Garante attraverso la procedura online dedicata, e compaiono nelle informative, nel registro dei trattamenti e nelle notifiche di violazione. Le Linee guida WP243 del Gruppo di lavoro art. 29, fatte proprie dall’EDPB, e le FAQ del Garante chiariscono i concetti di “larga scala”, “attività principali” e “monitoraggio regolare e sistematico”. L’art. 37, par. 6, prevede espressamente che il DPO possa essere un soggetto esterno che assolve i propri compiti in base a un contratto di servizi; le WP243 raccomandano che, quando si tratta di una società, sia individuata una persona di riferimento per il cliente.
Per l’impresa la posta in gioco è concreta. La mancata designazione quando è dovuta, o una nomina solo formale con un DPO privo di risorse o in conflitto di interessi, rientra tra le violazioni sanzionabili fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato mondiale annuo (art. 83, par. 4). La designazione e la posizione dei DPO sono state inoltre oggetto di un’azione coordinata di vigilanza delle autorità europee di protezione dei dati.
La nomina del DPO non è un adempimento da archiviare: designa una funzione che deve essere presente nei momenti in cui l’azienda prende decisioni sui dati. Per questo costruiamo il servizio come affiancamento continuativo del management e delle funzioni operative, con un piano di attività definito all’avvio e riesaminato ogni anno.
Ogni intervento viene tracciato in un registro delle attività del DPO: pareri resi, consultazioni ricevute, verifiche eseguite, esiti e azioni correttive. È lo strumento che consente al titolare di dimostrare, in caso di ispezione o reclamo, che la funzione è stata coinvolta e che le scelte sono state ponderate, anche quando il vertice ha deciso diversamente da quanto raccomandato.
Il servizio unisce competenze giuridiche e tecniche. Leggiamo i contratti con i fornitori e le clausole sui trasferimenti, ma sappiamo anche valutare log, configurazioni e misure di sicurezza, e dialogare con l’IT senza intermediari. Quando l’azienda ha un Modello 231, è soggetta alla NIS2 (D.Lgs. 138/2024) o adotta un sistema di gestione ISO/IEC 27001:2022, coordiniamo l’attività del DPO con quegli organi e requisiti: flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza sui reati informatici, una sola procedura per incidenti e violazioni, un solo registro dei fornitori.
Il nostro metodo
Verifichiamo l’obbligo di nomina, il perimetro dei trattamenti e, con una prima ricognizione, la documentazione esistente; definiamo con il management il modello di presidio più adatto alla dimensione dell’impresa.
Predisponiamo l’atto di designazione e il contratto di servizi, curiamo la comunicazione al Garante a firma del titolare, inseriamo i riferimenti del DPO in informative e registro e presentiamo la funzione ai responsabili di area.
Esaminiamo registro, DPIA, procedure e contratti con i fornitori; individuiamo le criticità e concordiamo un piano di attività annuale con priorità, responsabili e scadenze.
Incontriamo i referenti di area con cadenza concordata, rendiamo pareri su richiesta, eseguiamo verifiche a campione, affianchiamo l’azienda su data breach e richieste degli interessati e formiamo il personale.
Presentiamo al vertice la relazione annuale con attività svolte, rischi residui e raccomandazioni; riesaminiamo il piano alla luce delle novità normative e dei cambiamenti organizzativi.
Benefici
Deliverable
Domande frequenti
Sì, nei tre casi dell’art. 37 GDPR: enti pubblici; monitoraggio regolare e sistematico su larga scala come attività principale; trattamento su larga scala, sempre come attività principale, di dati particolari o giudiziari. Le zone grigie riguardano chi profila clienti, geolocalizza flotte o tratta dati sanitari: qui pesano i criteri di “larga scala” e “attività principale” delle Linee guida WP243. Negli altri casi la nomina è facoltativa, ma al DPO volontario si applicano per intero gli artt. 37–39. Mettiamo per iscritto la valutazione, anche quando l’impresa decide di non procedere alla nomina.
Il DPO non deve trovarsi in conflitto di interessi: chi decide finalità e mezzi dei trattamenti non può ricoprire il ruolo, e un dipendente designato va comunque formato, dotato di tempo e risorse e tutelato da rimozioni e penalizzazioni (art. 38). Il DPO esterno è legato al titolare da un contratto di servizi, non da un rapporto gerarchico, e lavora con un referente interno: l’azienda mantiene il controllo dei propri dati e guadagna un presidio che non dipende dalle dinamiche interne.
Le attività ordinarie del DPO: incontri programmati con i referenti di area, pareri, verifiche a campione, tenuta del registro delle attività, affiancamento su data breach e richieste degli interessati, rapporti con il Garante e relazione annuale. Giornate e cadenza sono definite nella proposta. I progetti di adeguamento, come la redazione ex novo di registro e procedure, sono valutati a parte, con presidi che tengano separati chi progetta le misure e chi ne sorveglia l’attuazione.
No. La responsabilità per la conformità resta del titolare del trattamento (artt. 5, par. 2, e 24 GDPR) e, per quanto di sua competenza, del responsabile (art. 28). Il DPO informa, consiglia e sorveglia; il vertice decide. Per questo documentiamo pareri e raccomandazioni: se l’azienda sceglie di non seguirli, la scelta e le sue motivazioni restano tracciate e difendibili.
No. L’art. 37, par. 2, consente a un gruppo imprenditoriale di designare un unico DPO, a condizione che sia facilmente raggiungibile da ciascuno stabilimento. Predisponiamo la nomina per ogni titolare del gruppo, curiamo le relative comunicazioni al Garante e organizziamo il presidio tenendo conto delle specificità di ciascuna società.
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