Sector Formación
Acompañamiento a entidades acreditadas, agencias de formación y escuelas de formación empresarial: mantenimiento de la acreditación regional, gestión y justificación de los fondos públicos e interprofesionales, certificación de competencias, Modelo 231, protección de datos y sistemas de gestión de la calidad.
Los retos del sector
Fiabilidad jurídica y económico-financiera, capacidad de gestión, dotación logística y profesional, responsables de proceso: los requisitos deben vigilarse cada día, comunicarse ante cada cambio de sede o de puesto y demostrarse durante las verificaciones, con la suspensión o la revocación como posible resultado.
Quien opera en varias Regiones convive con sistemas de acreditación que difieren en requisitos, macrotipologías formativas, figuras exigidas, plazos y modalidades de control: varios cuerpos documentales que hay que mantener alineados sin multiplicar el trabajo de las mismas personas.
Registros didácticos, hojas de firmas, trazabilidad de la actividad a distancia, partes horarios de los docentes, justificantes de gasto: la justificación por costes reales o mediante unidades de coste estándar solo se sostiene si el dato es correcto desde el origen. Las minoraciones, las revocaciones y los reintegros llegan incluso años después.
FSE+ y programas regionales, actuaciones del PNRR ya en fase de cierre y control, convocatorias y cuentas de formación de los fondos paritarios interprofesionales: cada canal tiene sus propios criterios de elegibilidad, sus obligaciones de publicidad, su prohibición de doble financiación y sus reglas de acumulación, que recaen sobre el mismo proyecto formativo.
La gestión de fondos públicos expone a la entidad al Decreto Legislativo italiano 231/2001: percepción indebida y malversación de subvenciones, estafa agravada para la obtención de fondos públicos, fraude informático y falsedad en documentos informáticos, algunos delitos tributarios y la corrupción en las relaciones con las entidades financiadoras. Entre las sanciones de inhabilitación figuran la exclusión de las ayudas y la revocación de las ya concedidas.
Datos identificativos, información sobre situaciones de vulnerabilidad o discapacidad en los colectivos especiales, registros didácticos, resultados y certificados, videoclases y registros de acceso de las plataformas de e-learning, relaciones con las empresas clientes: roles en materia de protección de datos que hay que definir y plazos de conservación que hay que coordinar con las obligaciones de justificación.
Ámbitos de intervención
Verificamos los requisitos del sistema regional aplicable, ordenamos el expediente de la acreditación, aclaramos las funciones de los responsables de proceso y quién las desempeña, y preparamos a la entidad para las verificaciones documentales y las visitas in situ, con un calendario único para quien está acreditado en varias Regiones.
Mapeamos el ciclo que va de la convocatoria al pago final: solicitud, puesta en marcha, gestión de la formación presencial y a distancia, modificaciones, seguimiento físico y financiero, justificación. Insertamos controles en los puntos donde nacen los hallazgos e indicadores que la dirección lee cada mes.
Analizamos los delitos presupuesto relevantes para una entidad de formación, redactamos protocolos sobre el diseño de los proyectos, la selección de docentes y proveedores, la gestión de la asistencia y la justificación, y damos apoyo al Organismo de Vigilancia y a la gestión del canal de denuncias previsto por el Decreto Legislativo italiano 24/2023.
Construimos un plan de verificaciones por muestreo que reproduce la lógica de los controles de primer y de segundo nivel: coherencia entre registros, calendarios, certificados y gasto, conservación de los justificantes, acciones correctivas trazadas. Un hallazgo detectado a tiempo se corrige; detectado más tarde, obliga a reintegrar.
Definimos los roles frente a empresas clientes y entidades financiadoras, los acuerdos con los proveedores de las plataformas, las bases jurídicas para alumnos y docentes, el tratamiento de los datos de menores y de las categorías especiales, la conservación de los registros y la gestión de las brechas de seguridad.
Diseñamos el sistema de gestión conforme a la ISO 9001 y, para quien busca un esquema específico, conforme a la ISO 21001 para las organizaciones educativas o a la ISO 29993 para los servicios de aprendizaje no formal, con indicadores de satisfacción y de resultado reutilizables para la acreditación y las convocatorias.
Verificamos las plataformas LMS, los portales y las herramientas de videoconferencia utilizadas en la docencia: accesos y perfiles, copias de seguridad y restauración, procedimientos para continuar la actividad en caso de incidente informático. Aclaramos qué requisitos de accesibilidad, recogidos a menudo también en las convocatorias, se aplican a cada entidad y al servicio prestado.
La formación profesional responde a una doble exigencia: es un servicio educativo, que se valora por los resultados de los participantes, y es una actividad financiada en buena medida con recursos públicos, sujeta a reglas de acceso, trazabilidad y control. Una entidad acreditada convive por tanto con dos conjuntos de requisitos: los de la acreditación, que habilitan para operar, y los de cada convocatoria, que regulan el proyecto concreto.
La acreditación es materia regional. El marco nacional, desde el decreto ministerial 166/2001 hasta el Acuerdo Estado-Regiones de 20 de marzo de 2008 sobre los estándares mínimos, fijó las familias de requisitos: fiabilidad jurídica y económico-financiera, capacidad de gestión, recursos logísticos y profesionales, eficacia de las actividades realizadas. Pero el sistema que cuenta es el de la Región o de la Provincia autónoma en la que se opera, con sus propias macrotipologías formativas, figuras profesionales exigidas, plazos y modalidades de verificación: un título que hay que mantener y demostrar en el momento del control, no adquirido una vez y para siempre. Muchas entidades están acreditadas también para los servicios de empleo conforme al Decreto Legislativo 276/2003, con un segundo sistema de requisitos que vigilar.
En la financiación coexisten canales con lógicas distintas: el FSE+ y los programas regionales, las actuaciones del PNRR (el plan italiano de recuperación y resiliencia) en su fase de cierre y control, y las convocatorias y las cuentas de formación de los fondos paritarios interprofesionales previstos en el art. 118 de la Ley 388/2000. Cambian las modalidades de justificación, por costes reales o mediante unidades de coste estándar, pero no la exigencia de fondo: asistencia, horas, docentes y gasto deben ser trazables y coherentes, y la documentación debe conservarse durante el periodo que exige el programa. Los controles de primer y de segundo nivel pueden conducir a minoraciones, revocaciones y reintegros incluso años después.
A esto se añade la certificación de competencias regulada por el Decreto Legislativo 13/2013, con los repertorios regionales referidos al marco nacional italiano de cualificaciones y al Atlante del lavoro e delle qualificazioni, el atlas italiano del trabajo y de las cualificaciones. Un capítulo aparte es la formación obligatoria para las empresas: el Decreto Legislativo 81/2008 y los Acuerdos Estado-Regiones fijan requisitos de los docentes, modalidades de impartición y reglas de registro, y los contenidos aplicables deben comprobarse en el acuerdo vigente, porque el marco se ha revisado con el tiempo.
Partimos de los proyectos reales, no de los manuales: una muestra de expedientes cerrados y en curso, las actas de control ya recibidas, los hallazgos y las minoraciones sufridas. De ahí emergen los puntos en los que el dato se genera mal desde el origen, y es ahí donde conviene intervenir.
El primer trabajo es poner orden: un único expediente de proyecto para todas las convocatorias y un expediente de la acreditación siempre actualizado. Al ciclo de gestión aplicamos las técnicas de ingeniería de procesos: responsabilidades explícitas, controles insertados en el flujo en lugar de al final, indicadores sobre horas impartidas, abandonos, plazos de justificación y hallazgos recibidos.
El área de los fondos públicos es el núcleo del riesgo. Con el Modelo 231 traducimos en protocolos las fases más expuestas: quién diseña, quién valida la asistencia, quién firma la justificación, cómo se seleccionan docentes y proveedores. Junto al Modelo establecemos verificaciones por muestreo con la misma lógica de los controles externos y sistemas de calidad que sirven a la vez para la certificación ISO y como evidencia ante la acreditación y las convocatorias. En el terreno de los datos definimos roles, bases jurídicas y plazos de conservación entre la entidad, las empresas clientes y los proveedores de las plataformas, coordinando la protección de datos con las obligaciones de justificación.
El perímetro se define conjuntamente: un tema concreto, como un hallazgo que gestionar o un nuevo sistema regional que incorporar, una supervisión periódica de las obligaciones, o bien el apoyo en los picos de justificación. Las decisiones siguen en manos de las personas de la entidad: nosotros aportamos lectura normativa, método y capacidad de ejecución, con roles y plazos fijados desde el inicio y una intervención proporcionada a la estructura.
Preguntas frecuentes
Reconstruyendo antes lo que el verificador va a pedir: escritura de constitución y poderes, situación económico-financiera y regularidad en las cotizaciones sociales, contratos y nombramientos de los responsables de proceso, currículos y titulaciones de los docentes, planos y conformidad de locales y equipos, evidencias de las actividades realizadas y de sus resultados. Sobre esa base hacemos una verificación simulada con la misma plantilla del sistema regional, cerramos las desviaciones y dejamos a la entidad un expediente actualizable, de modo que la visita siguiente no exija empezar de cero.
Separando lo que es común de lo que es local. Construimos un único cuerpo de procedimientos, roles y registros calibrado según el requisito más exigente de los sistemas aplicables, y sobre esa base incorporamos los anexos específicos de cada Región, con un calendario compartido de plazos, renovaciones y comunicaciones de las variaciones. La ventaja no es formal: las personas trabajan con un solo conjunto de documentos y las diferencias quedan confinadas allí donde hacen falta.
El decreto no fija umbrales de tamaño: lo que cuenta es la naturaleza del sujeto, porque su art. 1 excluye del ámbito de aplicación al Estado, a los entes públicos territoriales y a los demás entes públicos no económicos. Para una entidad de formación privada el área de riesgo es inherente a la actividad: los delitos relativos a los fondos públicos se consuman en las mismas fases en las que la entidad trabaja cada día, es decir, diseño, gestión de la asistencia y justificación, y las sanciones de inhabilitación afectan precisamente a la posibilidad de seguir accediendo a la financiación. En una estructura pequeña el Modelo es ligero: pocas actividades sensibles, protocolos breves sobre justificación y relaciones con las entidades financiadoras, un Organismo de Vigilancia proporcionado a la estructura y flujos de información que funcionen de verdad.
Debe valorarse caso por caso y no decidirse por costumbre, atendiendo a quién decide los fines del tratamiento. Cuando la empresa encarga un itinerario para cumplir obligaciones formativas propias y la entidad lo diseña, lo imparte, lo certifica y lo justifica, cada una actúa por regla general como responsable independiente para sus propios fines. En otros casos, cuando la entidad se limita a tratar datos por cuenta de la empresa, procede la designación como encargado del tratamiento conforme al art. 28 del GDPR. Reconstruimos el flujo real de los datos, calificamos los roles, actualizamos las cláusulas informativas y los contratos y evitamos un error recurrente: firmar un nombramiento de encargado en cada convenio, con independencia de quién decide sobre los fines.
Depende del objetivo. La ISO 9001 sigue siendo la base y es la que las convocatorias y los sistemas regionales recogen con más frecuencia, en algunos casos como alternativa o complemento de requisitos concretos de acreditación: la comprobación debe hacerse en el sistema aplicable. Quien quiere medirse con lo que es propio de la formación puede adoptar la ISO 21001, pensada para las organizaciones educativas y centrada en los estudiantes y en sus resultados, o bien la ISO 29993 para los servicios de aprendizaje no formal. La ISO 9001 y la ISO 21001 comparten la estructura armonizada de las normas sobre sistemas de gestión y pueden convivir en un único cuerpo documental, con una auditoría integrada; la ISO 29993, que fija requisitos de servicio y no requisitos de sistema de gestión, debe articularse con el sistema existente en lugar de superponerse a él.
Servicios vinculados
Diseño, implantación y mantenimiento de sistemas de gestión certificables: ISO 9001, 14001, 45001, 27001, 37001, 50001 y los principales esquemas sectoriales y de cadena de suministro.
Saber másModelos de Organización, Gestión y Control conforme al Decreto Legislativo italiano 231/2001, evaluación de riesgos de los delitos presupuesto y apoyo al Organismo de Vigilancia.
Saber másAdecuación al Reglamento (UE) 2016/679 y al Código de Privacidad italiano: diagnóstico, registro de actividades de tratamiento, DPIA, políticas y formación.
Saber másFunción de auditoría interna en outsourcing o co-sourcing: planes de auditoría basados en riesgos, pruebas de controles e informes a la alta dirección.
Saber másMapeo, análisis y rediseño de los procesos empresariales: eliminamos desperdicios, reducimos los riesgos operativos y preparamos la digitalización.
Saber másHablemos
Cuéntenos las prioridades de su empresa: en una primera reunión sin compromiso analizamos el contexto y le proponemos un recorrido concreto, con plazos y resultados medibles.